陳惠英 組長 »
   
工作事項
 
一、綜理綜合業務組各項業務
二、學校印信戳記之鐫製、保管與繳銷
三、業務之規劃督導推動及聯繫事項
四、預算編列、執行及控制事項
五、保管學校重要文卷及合約書及調檔事宜
六、相關辦法之訂定與修正
七、發文管理
    1.受理各單位發文作業(編號、登錄發文簿)
    2.公文函件之繕打處理、公文及附件影印、裝訂、用印、封裝打包
    3.公文稿件依單位整理歸檔
八、檔案管理
    1.全校總收、發文點收、分類及歸檔
    2.全校總收、發文稽催管理
    3.全校公文檔案借調及收還作業
    4.屆滿保存年限之檔案銷毀作業處理
    5.公文檔案、資料儲存光碟，製作備份
九、有爭議性公文(收文)之協調與處理
十、彙整全校校務基本資料庫資料並報部
十一、校務基本資料庫表8-1、8-2-1、8-3、8-5之填寫
十二、推動電子公文製作系統
十三、各種文件、聘書、合約書、證書及證明書用印事宜
十四、校務資訊公開平台之窗口
十五、內部控制之整理
十六、綜理全校清潔維護工作
十七、工友調派、管理及考核
十八、綜理校門警衛工作
十九、臨時交辦事項
 
 
   
 
電子信箱：huiying@mail.sju.edu.tw　分機：6179　寫信給我
 
   
   
 
 
張秀貞 組員 »
   
工作事項
 
一、收文管理
   1.拆驗
   2.負責登錄作業：
      (1)「電子文」─上網收文並列印，再將檔案轉至本校電子公文系統內部
      (2)「紙本文」─先將公文及附件掃描，再將文字輸入本校電子公文系統
   3.列印收文清單及收文單
   4.附件以紙本簽核流程時，將文送至該單位並簽收
二、郵件管理
   1.郵件整理並區分單位(含國內外之平信、掛號、包裹、快捷郵件等)
   2.將掛號函件登錄網頁上並列印簽收簿，以便各單位簽收
   3.協助分送平信信件
   4.收件人資料欠詳之信件查詢
   5.收、寄郵件之查詢
   6.登錄每日郵寄信件之收發單位、郵件種類及郵資(掛號)
   7.郵資管理與郵票使用之登記與結帳
三、協助推動電子公文製作系統
四、總務處及綜合業務組網頁之設計及維護
五、慶典活動時外界贈與本校賀禮之簽收及登錄
六、公文檔案回溯
七、彙整校務基本資料庫(各單位負責上網填入資料)並報部
八、工讀生之工作管理
九、總務會議召開之相關事宜
十、處務會議及其他臨時會議
十一、彙整總務處各單位繳交校內外單位資料事宜
十二、彙整行政會議等相關會議書面資料
十三、總務長行程登記、協助總務長各項業務
十四、臨時交辦事項
 
 

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