組長 »
   
工作事項
 
一、綜理文書組各項業務
二、印信典守
三、總務會議、議程資料彙整及紀錄
四、文書組業務之規劃督導推動及聯繫事項
五、文書組預算編列、執行及控制事項
六、保管學校重要文卷
七、全校對外公文書發文之校對
八、文書處理辦法之訂定與修正
九、檔案管理辦法之訂定與修正
十、公文用紙與冊籍規劃事項
十一、密件公文之處理
十二、有爭議性公文(收文)之協調與處理
十三、推動電子公文製作系統
十四、臨時交辦事項
   
 
電子信箱: 分機:6178 寫信給我
 
陳惠英 辦事員 »
   
工作事項
 
一、收文管理
  1. 拆驗
  2. 負責登錄作業:
    (1)「電子文」─上網收文並列印,再將檔案轉至本校電子公文系統內部
    (2)「紙本文」─先將公文及附件掃描,再將文字輸入本校電子公文系統
  3. 列印收文清單及收文單
  4. 附件以紙本簽核流程時,將文送至該單位並簽收
  5. 每月上網(教育部、研考會)填報電子公文收發文統計表
二、郵件管理
  1. 郵件整理並區分單位(含國內外之平信、掛號、包裹、快捷郵件等)
  2. 將掛號函件登錄網頁上並列印簽收簿,以便各單位簽收
  3. 協助分送信件
  4. 收件人資料欠詳之信件查詢
  5. 收、寄郵件之查詢
  6. 登錄每日郵寄信件之收發單位、郵件種類及郵資(掛號)
  7. 郵資管理與郵票使用之登記與結帳
三、協助推動電子公文製作系統
四、總務處及文書組網頁之設計及維護
五、影印機管理及請購紙張
六、慶典活動時外界贈與本校賀禮之簽收及登錄
七、彙整校務基本資料庫(各單位負責上網填入資料)並報部
八、臨時交辦事項
   
 
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宋慧金 辦事員 »
   
工作事項
 
一、發文管理
  1. 受理各單位發文作業(編號、登錄發文簿)
  2. 公文函件之繕打處理
  3. 公文及附件影印、裝訂
  4. 處理完成之公文用印
  5. 寄送紙本公文之信封書寫,封裝打包
  6. 公文稿件依單位整理歸檔
二、檔案管理
  1. 全校總收、發文點收、分類及歸檔
  2. 全校總收、發文稽催管理,並以E-mail通知各單位未歸檔至文書組之公文儘速繳回
  3. 全校公文檔案借調及收還作業
  4. 屆滿保存年限之檔案銷毀作業處理
  5. 舊檔整理存櫃
  6. 公文檔案、資料儲存光碟,製作備份
  7. 定期清理、銷毀逾期失效公文
三、重要合約書之保管及調檔事宜
四、學校印信戳記之鐫製、保管與繳銷
五、協助推動電子公文製作系統
六、彙整校務基本資料庫(各單位負責上網填入資料)並報部
七、臨時交辦事項
   
 
電子信箱:pamela@mail.sju.edu.tw 分機:6180 寫信給我