聖約翰科技大學郵件管理辦法

於民國九十二年十二月十七日九十二學年度第一學期第一次總務會議通過

本組每日收發各類郵件、包裹，數量眾多，為使各類郵件順利送達與寄發，下述說明請惠予配合：

本組因空間有限，有關各類大型包裹、大宗郵件之私人物品(以貨運或宅急便寄送者)，請寄送人與寄送公司事先連絡妥當個人收取地點(儘量寄達私人住處)及時間(請勿於例假日寄達，警衛室因無法代收郵件將予以退件)，以便本組利用有限空間作公文交換及郵件處理。

郵件寄達本校注意事項：

(一) 郵件寄達：各類寄達本校之郵件，請清楚書明收件人單位及姓名。

例：
Ａ、行政單位：聖約翰科技大學 總務處文書組 陳小珠

Ｂ、學生宿舍：聖約翰科技大學 第X宿舍XXX房 莊大明

Ｃ、班級或信箱號碼(如附件一)：

聖約翰技術學院 電機一善ＸＸＸＸ信箱　林建強

※註：收件人請勿書寫為 聖約翰科技大學 王先生(或王小姐)收

(二)重要文件：各類郵件如屬重要文件，請以掛號或雙掛號回執方式郵件寄達，並加註寄件人聯絡電話及收件人聯絡單位電話，以便迅速通知收件人前來領取。

例如：

寄件人：文書組 小龍女 07-8060505-1511

收件人：生輔組 楊 過 02-27771234-5678

(三)現金袋：如屬現金袋，請同學儘量以郵政匯票或轉帳方式處理，以免遺失，徒增困擾。

(四)宿舍郵件轉收：住宿學生請清楚書明學生宿舍寢室號碼(例：學生宿舍第X宿舍XXX房)，以便迅速通知舍監前來領取。

備註：

1.為配合行政需求，請學生宿舍舍監於當日下午三點半前至文書組收取。

2.有關宿舍郵件轉收注意事項，請學生宿舍管理人員協助宣導，不勝感激。

(五)非住宿生郵件：非住宿生大宗包裹郵件，請儘量寄至私人住處，以免遺失，徒增困擾。

(六)大件郵件：如屬大件包裹，請告知寄件人在托寄郵件時務必註明送至簽收地點及收件人

姓名（郵局一律由文書組簽收）。

例：請務必送至第一宿舍ＸＸＸ室，林ＸＸ收或請先電話聯絡。

(一)郵件交寄：
各類交本組寄發之郵件，請清楚書明郵遞區號（三加二之寫法，請至文書查詢或索取）、詳細地址與郵寄方式 (例如快捷、限時掛號、普掛、限時專送、印刷品、 印刷品限時掛號或印刷品掛號)，並請於郵件左下方書寫寄件人單位或姓名，以利郵局寄出或遭郵局退件時便於聯繫協調。

(二)大宗郵件交寄：
大宗郵件交寄請清楚書明郵遞區號、詳細地址及填妥交寄單(交寄單可至本組索取或自行影印使用)，經單位主管核章后交予本組，以便交郵局迅速寄出。

1. 大宗郵件交寄如屬掛號郵件，請書寫交寄大宗函件執據單複寫一式貳份(請依照郵件順序謄寫)，或自行登打郵件資料名冊一式貳份。(郵件資料請依照資料名冊順序排列，大宗函件執據單可至本組或至郵局索取)

2. 不同重量郵件：大宗郵件請將不同重量之郵件（裝同性質文件者），分開整理，分別謄寫，俾利郵資計算。

註：郵件重量可取樣至本組磅秤。

3. 書寫交寄單位或加蓋交寄單位章：大宗郵件請於郵件左下或右下方書寫交寄單位或加蓋交寄單位戳章，方便遭郵局退件時聯繫協調。

4. 倘有未盡事宜請逕洽文書組，電話分機6180。

(三)重要文件交寄：
如屬重要文件，請以雙掛號回執方式郵寄，並清楚書明寄件人聯絡電話及收件人聯絡電話，以利郵件寄出後之聯繫及查詢。

例如：

寄件人： 文書組 朱大牛　02-27771234-5678

收件人： 秘書室劉小鳳　07-8060505-1511

(四)快捷郵件交寄：
快捷郵件交寄為配合郵局郵政時間性，請儘量於下午三點前交寄。

(五)國外郵件交寄：
國外郵件交寄除英文地址外並請以中文書寫欲寄達之國別(例如美國)，方便郵資查詢。

(六)郵件交寄截止時間：
本組因人力有限且文件繁多，為配合郵局及行政需求，當日郵件請於下午三點前交寄本組，俾能迅速交郵局寄出。

(一)郵遞公司約於每日中午過後至校，本組收件後立即將掛號郵件登錄於網路上(學校網頁-行政單位-總務處-文書組-信件查詢)，全校師生皆可上網查詢。平信則迅速分發至各班級信箱。

(二)掛號信件： 一律上網公告

1. 行政單位： 於文書組各單位信箱處掛上有掛號信之標籤，方便各單位領取。快捷郵件則電話通知收件人前來領取。

2. 學術單位：
於文書組各單位信箱處掛上有掛號信之標籤，方便各單位領取。快捷郵件則電話通知系辦或收件人前來領取。

3. 學生及宿舍： 請學生本人親自攜帶學生證至本組領取，或由代領人攜帶委託書及代領人學生證至本組領取。宿舍可請舍監代領。

4. 進修部學生： 上網公告外並請進修部行政人員至文書組代領。

5. 郵件領取時間：上午八時二十分至下午四時三十分。

6. 各類郵件、包裹、文件經本組上網公告或通知領取後，請各單位或領件人儘速至文書組領取郵件。

7. 各類掛號、快捷郵件經本組上網公告或電話通知，如一星期後仍未領取者，為顧及雙方權並爭取時效，本組將該郵件退回寄件人。

8. 掛號信件如未寫明宿舍、班級信箱或姓名，本組無法投遞，只得將該郵件退回寄件人。

為推行品質文件ｅ化，請各行政單位儘速將最新版的ISO9001文件資料電子檔交予文書組，以便各行政單位自行上網查詢並下載。

依教育部90年10月19日台(90)總(三)字第90149418號函，教育部所屬機關暨公私立大專院校自90年11月7日起執行公文電子交換作業。

(一)第一類：

屬經由第三者(公文電子交換服務中心)集中處理，具有電子認證、收方自動回復、加密(電子數位信封)等功能，並提供交換記錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務者。

(二)第二類：

屬點對點直接電子校換，並具有電子認證、收方自動回復、加密(電子數位信封)等功能者。

(三)第三類：

屬無機密性之通案、通報週知及一般行政規章之函轉、公告、發布等，由發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告之，不另行文。

注意事項：

(一)承辦人員辦稿時，須視公文性質註明採用之電子交換機制為第一類、第二類或第三類，其中第三類公文交換機制需加註登載期限(全國或教育部電子公布欄)。

(二)公文無附件者以第一類機制交換；公文有附件者以第二類機制交換；第三類機制以全國性週知者登載全國電子公布欄；以教育體系週知者登載教育部電子公布欄，惟文稿無正副本受文者(無特定對象)之公告、令等，僅能登載教育部電子公布欄。

(三)行文對象為非電子交換作業之機關、學校、團體及人民，得以紙本發文。

(四)機密公文以紙本發文為原則，若因業務特性須採電子方式處理者，應使用經專責機關鑑定相符機密等級之保密機制，並經權責長官核定後辦理。

(五)公文用紙一律使用Ａ４紙張，附件用紙亦以Ａ４紙張為原則。

(六)公文附件電子交換以不超過十五張為原則，請轉存為電子檔隨文傳送。

(七)雖屬電子交換之機關學校，但確實無法電子化之實體或須保有原始憑證、樣張之附件，仍採傳統方式以紙本發文。如書本、匾額、現金、支票、證券、任免任、獎懲令、聘書、獎狀、證明書、執照、契約及其他依法規定應加蓋印信之文件等。

(八)文稿正、副本受文者，禁用簡寫或簡稱，應書明全銜，國立機關學校之國立二字不能省略，私立大專院校一律不冠私立二字。如國立臺灣大學、淡江大學、臺北縣立三重高級中學。

(九)文稿內禁用半型文字(含空白)及分項符號，以避免文句被截斷，若說明及附件有分項符號者，請遵照一字一碼原則表示，如一、或二、等。另文稿速別已取消「特急件」請勿使用，以避免收文方回確認信息，但公文收不下來。

(十)文稿字體請用標楷體、明細體或新明細體，請勿使用不同字體(如華康體)造成罕用字傳遞至收文方時無法正確顯示。