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組 長 宋麗瓊
分機6178
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承辦業務：
| ． |
綜理文書組各項業務 |
| ． |
印信典守 |
| ． |
總務會議、議程資料彙整及紀錄 |
| ． |
文書組業務之規劃督導推動及聯繫事項 |
| ． |
文書組預算編列、執行及控制事項 |
| ． |
保管學校重要文卷 |
| ． |
全校對外公文文書函發文之校對 |
| ． |
文書 處理辦法之訂定與修正。 |
| ． |
公文用紙與冊籍規劃事項 |
| ． |
檔案管理辦法之訂定與修正事項 |
| ． |
密件公文之處理 |
| ． |
有爭議性公文(收文)之協調與處理 |
| ． |
推動電子公文製作系統 |
| ． |
臨時交辦事項 |
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組 員 陳惠英
分機6179
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承辦業務：
．收文管理：
| 1. |
拆驗 |
| 2. |
負責登錄作業： |
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| (１)「電子文」
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上網收文並列印再將轉檔至本校電子公文系統內部。 |
| (２)「紙本文」 |
先將公文及附件掃描，將文字輸入公文電子處理系統。 |
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| 3. |
列印收文清單及收文單。 |
| 4. |
附件以紙本答核流程時，將文送至該單位並簽收。 |
| 5. |
每月上網(教育部、研考會)填報電子公文收發文統計表。 |
．郵件管理：
| 1. |
郵件整理並區分單位(含國內外之平信、掛號、包裹、快捷郵件等)。 |
| 2. |
將掛號函件登錄網頁上並列印簽收簿，以便各單位簽收。 |
| 3. |
協助分送信件。 |
| 4. |
收件人資料欠詳之信件查詢。 |
| 5. |
收、寄郵件之查詢。 |
| 6. |
登錄每日郵寄之信件收發單位、郵件種類、郵資(掛號)。 |
| 7. |
將郵資管理與郵票使用之登記與結帳。 |
．協助推動電子公文製作系統。
．總務處及文書組網頁之內容設計規劃。
．影印機管理及請購紙張。
．慶典活動贈與本校賀禮簽收並登錄。
．彙整校務基本資料庫(各單位負責上網填入資料)並報部。
．臨時交辦事項。 |
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組 員 宋慧金
分機6180
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承辦業務：
．發文管理：
| 1. |
受理各單位發文作業(編號、登錄發文簿) |
| 2. |
公文函件之繕打處理 |
3. |
公文及附件影印、裝訂 |
4. |
處理完成之公文用印 |
5. |
寄有公文之信封書寫，封裝打包 |
6. |
公文稿件依單位整理歸檔 |
．檔案管理：
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1. |
全校總收、發文點收、分類及歸檔。 |
| 2. |
全校總收、發文稽催管理，並以E-mail通知各單位未歸檔至文書組之公文儘速繳回 |
| 3. |
全校公文檔案借調及收還作業。 |
| 4. |
本校屆滿保存年限檔案銷毀作業。 |
| 5. |
舊檔整理存櫃。 |
| 6. |
公文檔案、資料儲存光碟。 |
| 7. |
定期清理、銷毀逾期失效公文。 |
．全校各一、二級單位主管印章刻製、更新。
．協助急件、聘書及結業證明書大宗用印事宜。
．重要合約書之保管及調檔事宜。
．學校印信戳記之鐫製繳銷與保管
．推動電子公文製作系統。
．校務基本資料庫負責彙整(各單位負責上網填入資料)報部。
．臨時交辦事項。
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